Digitalização de Documentos

 É a conversão de qualquer documento ou informação em papel para o formato digital através de scanners, permitindo o acesso de uma cópia idêntica ao original através do computador. Os documentos passam por rotinas de separação, preparação e higienização, digitalização, gestão de qualidade e tratamento, indexação e por fim disponibilização.



VANTAGENS


Entre diversas vantagens deste serviço estão:

  • Redução de custo com o acesso aos documentos em todo o seu ciclo de existência, sendo necessário o investimento somente uma vez com a digitalização e não mais com sua localização;
  • Acesso a um sistema de ultima geração que permite a visualização imediata aos documentos, disponível 24 horas por dia, 365 dias por ano, possibilitando o acesso de qualquer lugar do planeta, necessitando apenas de um dispositivo com acesso a internet;
  • Possibilita ter o back-up eterno do documento, mesmo após o expurgo do original ou até mesmo por um extravio, o espaço e custo para manter os documentos torna-se mínimo perto dos benefícios, da garantia e segurança que lhe dará;
  • Preservação da integridade do documento original;
  • Facilidade na auditoria dos documentos, permitindo inclusive a identificação de pendências e complementação do conjunto de documentos rapidamente, evitando assim futuras autuações e perda de processos judiciais;
  • Busca on-line dos documentos através de campos chave de pesquisa.
 

COMO FUNCIONA


Até a disponibilização do documento através do sistema on-line, o arquivo passa pelo seguinte processo:


Separação: Consiste na separação dos documentos por tipo, e lote de papéis a serem digitalizados e indexados juntos ou separados, formando assim um conjunto de documentos digitais para acesso com maior facilidade.


Preparação e Higienização: Tratamento dos documentos para deixa-los aptos para a digitalização, sendo feita a retirada de clipes, grampos, dobras e qualquer outra anormalidade que afete a produção da digitalização.


Digitalização: Nesta fase, os documentos estão prontos para serem digitalizados, tal serviço é efetuado através de scanners cujo volume de produção e área de abrangência são estimados de acordo com a necessidade do projeto. Podemos digitalizar desde cupons fiscais até plantas de engenharia, lotes de duas páginas até milhares delas, nossos scanners tem capacidade de produção de até 260 páginas por minuto. Este processo é efetuado através de sistema profissional para o Gerenciamento Eletrônico de Documentos.


Gestão de Qualidade e Tratamento: Após as imagens dos documentos já estarem armazenadas no sistema, chega a hora de verificar a qualidade da imagem gerada e correção das anormalidades que não foram efetuadas automaticamente pelo sistema, como a retirada de bordas, limpeza de sujeiras, alinhamento do documento, entre outras melhorias. Após este trabalho, as imagens estarão em perfeita qualidade para o próximo passo.


Indexação: Cada documento já está criado no sistema, precisando somente dos campos necessários para sua pesquisa, tais campos podem ser indexados de acordo com a necessidade de cada documento, o prontuário de um funcionário por exemplo, podemos adicionar os seguintes campos chave de pesquisa: nome do funcionário, número de registro, CPF, data de admissão e data de demissão. Os campos podem ser utilizados para pesquisas avulsos ou em simultâneo. Pode ser feita também a indexação automatizada, desde que sejam seguidas algumas regras.


Disponibilização: Após todo o processo de digitalização ter sido efetuado, automaticamente o documento é disponibilizado no sistema on-line para que o cliente possa acessar, caso não tenha sido contratado o armazenamento nos servidores da Nosso Arquivo, os documentos serão gravados em alguma mídia removível ou disponibilizado através da nuvem, para que o próprio cliente administre tais arquivos.



GED – GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS


É o gerenciamento digital dos documentos, que além de ser feito pela Nosso Arquivo, poderá ser administrado pelo próprio cliente através do nosso portal na internet, através dele o cliente poderá pesquisar os documentos que precisa através dos campos chave indexados no sistema de GED, visualizar os documentos on-line, imprimir por completo ou páginas parciais, salvar um arquivo em PDF e enviar um e-mail com o documento diretamente do sistema. O acesso ao sistema é restrito e a disponibilização de suas funções personalizáveis.

 

SEGURANÇA



Além das informações estarem protegidas em nossos servidores através de avançadas ferramentas contra invasão, os back-ups são armazenados em dois endereços diferentes, dando assim maior segurança para a integridade das informações.